1文件的編制和審批 文件發(fā)布前，用由下表中授權(quán)人審批，以確保文件充分與適宜。 2.1 編制有效文件清單 a. 各文件發(fā)放部門編制本部門的《有效文件清單》，清單中表明文件的名稱、編碼、修改碼、實(shí)施日期、歸口管理部門、發(fā)放部門等信息。文件發(fā)放部門對(duì)清單的有效性負(fù)責(zé)； b. 綜合管理辦負(fù)責(zé)將管理手冊(cè)、程序文件及其支持文件的《有效文件清單》，在網(wǎng)上公布，以反應(yīng)上述文件有效版本的最新狀況。 2.2 確定文件發(fā)行范圍和數(shù)量 文件發(fā)行部門負(fù)責(zé)確定文件發(fā)行范圍和數(shù)量。 2.3 文件發(fā)行或發(fā)放 2.3.1 電子文件發(fā)行 對(duì)網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)可以覆蓋到的工作場(chǎng)所，經(jīng)批準(zhǔn)后，可用電子媒體形式發(fā)行。技術(shù)部負(fù)責(zé)電子網(wǎng)絡(luò)的安全和維護(hù)。 網(wǎng)上發(fā)布的文件均為當(dāng)前有效版本，發(fā)行部門負(fù)責(zé)保持文件的有效性。 2.3.2 文本文件發(fā)放 對(duì)于網(wǎng)絡(luò)覆蓋不到的部門或人員，需要得到文件時(shí)，應(yīng)有發(fā)行部門以文本形式發(fā)放： a. 文本文件一般采用A4紙活頁裝訂方式，以便修改； b. “受控”文件上應(yīng)注明發(fā)放編號(hào)，保存《文件發(fā)放回收記錄》；從網(wǎng)上下載的文件，需要受控發(fā)行時(shí)，使用部門需加蓋“受控”印章，并注明發(fā)放編號(hào)，在部門登記后，發(fā)至相關(guān)崗位； c. 未加蓋“受控”標(biāo)記的文件，均為“不受控”文件，發(fā)放部門不對(duì)其有效性負(fù)責(zé)，“不受控”文件只能用于培訓(xùn)、資料保存等用途，不得作為操作或管理的依據(jù)； d. 管理, 手冊(cè)、程序文件、管理規(guī)定、技術(shù)文件、作業(yè)指導(dǎo)書等體系文件，均為公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一部分，任何人不得擅自外傳。確需對(duì)外提供以上文件時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)，并保存記錄； e. 文件內(nèi)容應(yīng)清晰、易于識(shí)別，嚴(yán)禁在受控文件上自行涂改，需要更改時(shí)，應(yīng)辦理更改手續(xù)。 2.3.3 臨時(shí)文件的發(fā)行 需臨時(shí)發(fā)行文件時(shí)，可在文件上注明文件有效期（最長(zhǎng)不得超過三個(gè)月）。超過有效期的文件自行作廢，使用部門注意將文件撤出使用場(chǎng)所或防止誤用。 聯(lián)系人：申林 15003926275[本信息來自于今日推薦網(wǎng)]