河南高端會務(wù)考察團/鄭州會議旅游公司/鄭州會場布置    

聯(lián)系電話：李老師 152-3800-7927（微信同號）

一：會議準(zhǔn)備  
1：會議資料由貴公司提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會人數(shù)刷。
2：會議資料（主辦單位提供）
3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）
4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。
5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌高計稿
8：歡迎布標(biāo)、會議室布標(biāo)
9：會議禮品（按參會人數(shù)準(zhǔn)備）
10：會議代表證
11：會議用餐券 
二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備
1：投影儀、多媒體電腦一臺
2：廣告牌按設(shè)計稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備
3：會議室一間（根據(jù)入會人數(shù))
4：車輛準(zhǔn)備
5：麥克風(fēng)3只
6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）
7：會議形式：座談及課桌形式
8：照相機一臺
9：攝影機一臺、由專業(yè)人員操作
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三：會前準(zhǔn)備工作程序 
1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實到位。
2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。
3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。孫晶晶：152-380-079-27   
4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。
5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。
6：成立生活服務(wù)組，避免個別代表發(fā)生高原反應(yīng)，聯(lián)系就診。
7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。
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四：會議其它費用開支預(yù)算
1：代表證：免費提供
2：會議室主席臺背景(根據(jù)酒店會議室背景大小)，制作費約另計
3：展板：根據(jù)你方要求，由我方代訂，費用按時結(jié)算。
4：臨時用車：按需用車型來定
5：宴會標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）
6：水果
7：紀(jì)念品
8：資料打印、復(fù)印
9：照相、攝像 
10：其它
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五：會場布置  
1：布標(biāo)
2：按會議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會場
3：設(shè)立會務(wù)人員發(fā)放會議用品及文件
4：確定會場攝影點和時間
 
六：人員安排
1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）
2：會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)
3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員
4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。
5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù)  孫晶晶：152-380-079-27   
6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會議期間的生活服務(wù)
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七：發(fā)票的開據(jù)
    在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，出據(jù)鄭州的正式發(fā)票及酒店的發(fā)票開據(jù)。
 
八：會議接站
一：會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處。火車站設(shè)一塊醒目接站牌。
二：人員及車輛安排
1：人員：機場設(shè)2人、火車站設(shè)2人（領(lǐng)導(dǎo)、專家除外）
2：接站車輛：根據(jù)會務(wù)組要求派車
3：領(lǐng)導(dǎo)、專家由會務(wù)組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，需要送花、護照的提前安排，保證準(zhǔn)確安全接待。
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九：會議報到
一：報到臺
1：在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”
2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。
3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。
4：根據(jù)會務(wù)組要求傳達通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券
5：代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存
6：當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表
7：會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表
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十：會議期間
1：要求酒店落實叫早服務(wù)
2：準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行
3：會議室布置情況落實
4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記
5：及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋
6：與酒店 公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取
7：準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程
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十一：會議考察
一、代表的安全問題
1、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。
2、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確保考察順利進行。
3、要求每個環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。
4、我中心承諾確保代表返程機、車票，并根據(jù)返程時間及方向分批送行，取保順利返程
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十二：會議結(jié)束工作
一：會議結(jié)算
1：我方向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤
2：向會務(wù)組提供所需發(fā)票
3：返還會務(wù)組附加的會議利潤
4：我方本著多年的辦公經(jīng)驗，為會務(wù)組在各項費用開支中，爭取最大的利益
二：會議返程
1：我方根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程  
2：我方可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送湖南特色精美禮品
3：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務(wù)組反饋 
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